Czym jest exit interview?

Wiele osób kojarzy rozmowę kwalifikacyjną z pracodawcą, która nazywana jest job interview. Tymczasem wyróżnia się także exit interview, która odgrywa niebagatelne znacznie dla dalszego przebiegu funkcjonowania każdego przedsiębiorstwa. Na czym polega? Jakie jej elementy możemy wyróżnić? Przyjrzyjmy się zagadnieniu z bliska. Gotowi na garść praktycznych wskazówek? Ciekawi? Zaczynamy! 

Exit interview co to?

Exit interview, co to jest? Tą anglojęzyczną nazwą określa się rozmowę, która odbywa się na zakończenie danego stosunku pracy u konkretnego pracodawcy. Co więcej, coraz bardziej popularna exit interview uważana jest za jedno z najbardziej skutecznych narzędzi HR, dzięki któremu pracodawca zdobywa niezwykle pozytywny wizerunek i renomę dla swojej organizacji. 

Exit interview odbywa się z wyznaczoną osobą do przeprowadzenia takiego rodzaju spotkań oraz z odchodzącym z organizacji pracownikiem. Najczęściej są to osoby z działu HR, które działają w ramach określonego schematu, procedur, do takiego rodzaju spotkań. Co ważne, osoba, która przeprowadza całą rozmowę, musi cechować się bezstronnością. Spotkanie przeprowadzane jest w jednym z ostatnich dni pracy odchodzącego pracownika.

Rozmowy końcowe, spotkania z odchodzącym pracownikiem, odbywają się zarówno z pracownikiem, który odchodzi z organizacji dobrowolnie, jak również z osobami, które zostały zwolnione. 

Rozmowa końcowa musi odbywać się za zgodą dwóch stron. Nie można przymusić do takiego dodatkowego elementu zakończenia stosunku pracy ani odchodzącego pracownika, ani pracodawcy. 

Exit interview - pytania

Exit interview pytania mają na celu ustalenie, co stało się przyczyną odejścia z pracy, podjęcia decyzji o znalezieniu nowego stanowiska w innej organizacji. Taka rozmowa pozwala na poznanie wad firmy, które determinują pracowników do szukania nowej pracy. Poznanie przyczyn, praca nad ich zniwelowaniem, pozwala na uniknięcie rotacji pracowników. Co więcej, tego typu działania korzystnie wpływają na ogólne usprawnienie całego przedsiębiorstwa. Pytania, jakie padają na rozmowie końcowej z odchodzącym pracownikiem, koncentrują się także na zaletach marki. Uzyskanie odpowiedzi pozwoli na wyeksponowanie najbardziej korzystnych działań w firmie, jak również poznania najmocniejszych stron organizacji.

Co więcej, pytania zadawane podczas exit interview mają na celu zbadanie, jakie jest nastawienie odchodzącego pracownika do organizacji. Oprócz tego, że pracownik zdaje sobie sprawę, jak napisać wypowiedzenie umowy o pracę, być może nie podał w nim wszystkich przyczyn. Zachowany do firmy żal, niewyjaśnione kwestię, niejednokrotnie sprawiają, że odchodzący pracownik może wystawić tzw. złą reklamę dla swojej byłej firmy. Nic więc dziwnego, że exit interview jest traktowany jako ostatnia szansa na polepszenie relacji, ogólnego nastawienia danego pracownika.

Najczęściej zadawane pytania na exit interview

Exit interview i zadawane w ramach spotkania pytania, powinny być podzielone na kilka etapów. Każdy pracodawca samodzielnie układa pytania, które pragnie zadać odchodzącemu pracownikowi, jednak można wymienić kilka, które niezwykle często pojawiają się w trakcie trwania końcowej rozmowy. Do tego grona zaliczyć należy:

• Jak oceniasz swoją współpracę z menadżerem / zespołem?,
• Co w firmie wymaga poprawy?,
• Jaka jest atmosfera w firmie?,
• Czy polecisz naszą firmę swoim znajomym?,
• Jakie rzeczy powinna wiedzieć osoba, która cie zastąpi?,
• Jakie zmiany firma powinna wprowadzić?,
• Jaka część Twojej pracy najbardziej Ci się podobała / nie podobała?,
• Jak będziesz nas wspominać?,

oraz wiele innych. Pytania różnią się od siebie w związku z zajmowanym stanowiskiem, jak również charakterem prowadzonej działalności gospodarczej. 

Ankieta exit interview, jako forma rozmowy 

Exit interview po polsku oznacza wywiad końcowy. Nic więc dziwnego, że niektóre organizacje, do tego typu działania zaliczają przeprowadzanie wnikliwych ankiet, dzięki którym uzyskują wszelkie niezbędne informacje. Wskazuje się jednak w takiej formie jedną, główną wadę- brak czynnika ludzkiego. Podczas takiej rozmowy priorytetową kwestią odgrywają osobiste relacje.

Dlaczego exit interview cieszy się tak dużą skutecznością?

Wielu ekspertów uważa, że szczera, owocna komunikacja na linii pracownik- pracodawca, powinna mieć miejsca przez cały czas trwania stosunku pracy. W związku z tym powstaje pytanie, dlaczego na zadawanie wielu pytań, należy czekać dopiero do momentu odejścia pracownika z organizacji? To czas, w którym pracownik posiada już referencje od pracodawcy, stając się osobą całkowicie niezależną, która nie liczy na sympatię bądź antypatie ze strony swojego przełożonego. W praktyce oznacza to, że udzielone odpowiedzi są miarodajne, prawdomówne i szczere. W związku z tym informacja zwrotna od pracownika potrafi wnieść nowe, cenne spojrzenie na pracę całej organizacji. Odchodząca z pracy osoba nie determinuje swoich odpowiedzi obawą o wyciągnięcie w związku z nimi negatywny konsekwencji. 

Przyjazne nastawienie i liczenie się ze zdaniem pracowników

Exit interview przeprowadzane jest w najbardziej nowoczesnych, prężnie działających markach, które dbają o swój nienaganny wizerunek, dobre imię, a co najważniejsze, cechują się wysoką kulturą osobistą, szacunkiem w stosunku do swoich pracowników. Zaproszenie na taką rozmowę odchodzącego z szeregów organizacji pracownika, jest bezpośrednim wyrazem liczenia się ze zdaniem swoich podwładnych. To także uszanowanie opinii pracowników, jak również chęć stałego doskonalenia obowiązujących uregulować w swojej marce.

Zebrane dane podczas exit interview powinny podlegać dokładnej analizie. Tylko wówczas przeprowadzenie takiej rozmowy z odchodzącym pracownikiem może przyczynić się do poprawy działania marki. Wprowadzenie konstruktywnych zmian w obszarach wskazanych przez byłego pracownika, jest w stanie przynieść spektakularne efekty w poprawie wewnętrznego działania firmy, co będzie bezpośrednio zapobiegać odchodzeniu kolejnych, wykwalifikowanych i doświadczonych osób z firmy.