10 wskazówek, jak zarządzać czasem w pracy, by się nie wypalić

Bez względu na to, czy to Twoja pierwsza praca, czy masz za sobą długą historię zawodową, w Twojej karierze może przyjść moment, kiedy poczujesz zmęczenie, znużenie, a nawet wypalenie. Taki stan nie musi prowadzić do pożegnania się z zajmowanym stanowiskiem. Jeśli nie chcesz znów stać przed dylematem, jak napisać CV czy list motywacyjny, zdiagnozuj, jaki jest Twój problem.

Czasami to kwestia uświadomienia sobie, jak spędzasz czas w pracy, czy wywiązujesz się z powierzonych Ci obowiązków i jak bardzo jesteś efektywny. Jeśli nie realizujesz tego, co powinieneś, to zrozumiałe, że Twoja motywacja będzie spadać. Skuteczne zarządzanie codziennymi zadaniami nie jest tak skomplikowane, jak może Ci się wydawać – każdy może pracować efektywnie, o ile dobrze się zorganizuje. Bez organizacji trudno jest zobaczyć, co trzeba osiągnąć w ciągu dnia i jak jest to ważne dla długoterminowych celów.

Jak efektywnie zarządzać czasem? Zastosowanie tych 10 wskazówek to dobry początek.

Planuj krótko- i długoterminowo 

Planowanie jest kluczowym elementem zarządzania czasem. Zadbaj więc, by stało się ono Twoją rutyną i nie rezygnuj z niego nawet pod presją czasu. Najlepiej planować z wyprzedzeniem – tygodniowym lub co najmniej dzień wcześniej. Kiedy będziesz wiedzieć dokładnie, co musisz zrobić w ciągu dnia, tygodnia lub miesiąca, będziesz dobrze zorganizowany, przygotowany i skoncentrowany.

Planowanie jako proces w szerszej perspektywie ma dużą zaletę – sprawia, że ciągle widzisz przed sobą cel – trudniej więc popaść w stagnację.

Nadaj zadaniom priorytety

Nie da się robić wszystkiego na raz, a wykonywanie spraw w kolejności, w jakiej docierają na biurko, też nie jest najskuteczniejszym sposobem pracy. Zanotuj więc wszystkie zadania, które musisz wykonać w danym czasie i ustal, które z nich są najważniejsze, od których zależą inne, a które mogą jeszcze poczekać. 

Posiadanie listy oszczędza czas. Dzięki niej nie musisz się zastanawiać, jakie projekty musisz zakończyć. Jesteś skupiony i zaangażowany, do tego odczuwasz satysfakcję za każdym razem, gdy odznaczasz kolejne zadanie. Pozwala ona także monitorować postępy i motywuje do ukończenia pozostałych zadań.

Zacznij od najważniejszych zadań

Najważniejsze sprawy załatwiaj rano. Wszystkie stresujące spotkania, zadania wymagające skupienia lub kreatywności - wykonuj od razu po przyjściu do biura. Powód jest prosty. Masz wtedy najwięcej energii, możesz więc skutecznie i kompetentnie rozwiązywać problemy. Co więcej, poczucie spełnienia po wykonaniu trudnych zadań na początku sprawia, że reszta dnia jest o wiele lepsza. Jeśli jednak nie jesteś typem rannego ptaszka i czujesz się bardziej energiczny w innych porach dnia, zmień swój harmonogram tak, aby to uwzględnić. 

Nie odkładaj ważnych zadań

Wiele osób ma zwyczaj odkładania zadań na później, szczególnie tych, które są stresujące. Ostatecznie jednak i tak nie da się ich uniknąć. Zamiast więc martwić się o nie przez cały dzień, lepiej wykonać je od razu. Jeśli sprawnie poradzisz sobie z ich realizacją, inne będą wydawać się mniej zniechęcające. 

Ustaw limit czasu

Wyznaczanie limitu czasu dla zadania może okazać się świetną zabawą. Ustaw określony czas, a następnie spróbuj ukończyć zaplanowaną pracę o określonej porze. Jeśli skończysz o czasie, Twoja motywacja wzrośnie i z większym entuzjazmem zabierzesz się za kolejną pozycję na liście. Jeśli czeka Cię bardzo czasochłonny projekt, podziel go na kilka etapów i każdy z nich osadź w czasie. 

Rób przerwy

Aby jak najlepiej wykorzystać swój czas, niektórzy starają się wcisnąć jak najwięcej zadań w swój kalendarz, realizując je jedno za drugim. To jednak dobry sposób na szybkie wypalenie się. Krótkie, pięciominutowe przerwy między zadaniami czynią cuda, a kilka dłuższych, pozwala zebrać myśli i wrócić do pracy z nową energią.

Skoncentruj się na jednym zadaniu na raz

Jeśli zdecydowałeś się wykonać zadanie, zanim zaczniesz nowe – doprowadź je do końca. Unikaj wykonywania połowy pracy, ani nie porzucaj bieżącego zajęcia, by robić coś zupełnie innego. To niekorzystne dla Twojej koncentracji. Zamiast próbować wykonać kilka zadań jednocześnie, naucz się grupować podobne do siebie i wykonywać je w określonych ramach czasowych. Na przykład, jeśli masz do wykonania kilka połączeń telefonicznych, możesz zarezerwować godzinę i wykonać wszystkie w tym okresie. 

Unikaj rozproszenia uwagi

Jeśli chcesz zwiększyć produktywność, wyznacz porę dnia na przeglądanie i odpisywanie na wiadomości. Twoja skrzynka zawiera różnego rodzaju e-maile: te od współpracowników, klientów czy te od przełożonych. Chociaż wiele z nich wymaga krótkich odpowiedzi, zawsze jest też kilka, które potrzebują większej uwagi. Zanim się zorientujesz, spędzisz godzinę, próbując znaleźć odpowiedź!

Nie przeszkadzać!

Czasem trudno o skupienie, szczególnie gdy pracujesz na otwartej przestrzeni biurowej. Jeśli naprawdę nie można Ci przeszkadzać, daj znać swoim kolegom, żeby Cię nie zagadywali, poproś pracodawcę o słuchawki lub zawnioskuj o pracę zdalną. 

Użyj narzędzi do zarządzania czasem

Wykorzystanie odpowiednich narzędzi bardzo ułatwia organizację. Do dyspozycji masz wiele pomocy i aplikacji online, które wspierają produktywność: od kalendarzy i notesów, po checklisty, programy do śledzenia czasu, monitorowania postępów pracy czy współdzielenia projektów w innymi. Testuj i wybierz te, które sprawdzą się w Twoim przypadku. 

Efektywne zarządzanie czasem jest wynikiem właściwego podejścia i zaangażowania w realizację celów. Łatwo jest pomyśleć o rzeczach, które musisz zrobić i o tym, że nie masz czasu, aby je wszystkie załatwić. Spróbuj jednak odwrócić ten tok myślenia. Zamiast skupiać się na negatywach, zastanów się, co możesz zrobić w tym czasie. 

Ustrukturyzuj swój dzień pracy i przygotuj plan, który pomoże Ci poruszać się sprawnie po wszystkich ważnych zadaniach. Tak byś mógł pracować mądrze, podczas gdy wszyscy inni pracują ciężko.